Specjalista

Numer referencyjny: 139042



Opis stanowiska:

Warunki pracy

• 
  
• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
  
• zadania wykonywane w siedzibie Delegatury
  
• konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazaniu lub odebrania dokumentów
  
• stanowisko znajduje się na pierwszym piętrze budynku biurowego
  
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
  
• drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 90 cm
  
• budynek nie jest wyposażony w windy osobowe
  
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
  
• budynek nie posiada podjazdu dla osób z niepełnosprawnościami
  

Zakres zadań

• prowadzi obsługę administracyjną delegatury urzędu w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów, obsługuje przesyłki wpływające i wychodzące z delegatury, prowadzi ewidencję pism w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zapewnia obsługę telefoniczną oraz obsługuje pocztę e-mail delegatury
• obsługuje delegaturę urzędu w zakresie: prowadzenia list obecności, rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji w systemie informatycznym, współpracy ze stanowiskiem ds. BHP, wystawiania skierowań na badania lekarskie pracownikom delegatury urzędu, wydawania świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku RP-7 pracownikom byłego urzędu wojewódzkiego i jednostek organizacyjnych z byłych województw podległych wojewodzie
• prowadzi sprawy z zakresu bezpośredniej obsługi klientów delegatury, udziela klientom informacji na temat organizacji urzędu i realizowanych zadań, w tym przyjmuje klientów zgłaszających skargi i wnioski ustne do protokołu oraz przekazuje do właściwych komórek wnioski o udostępnienie informacji publicznej lub o ponowne wykorzystanie informacji sektora publicznego
• przyjmuje dokumentację wytworzoną w delegaturze, przechowuje ją oraz udostępnia i prowadzi kwerendy w aktach znajdujących się w magazynach; inicjuje brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przygotowuje materiały archiwalne do przekazania właściwemu Archiwum Państwowemu, sporządza sprawozdania z działalności magazynów archiwum
• przyjmuje i dokonuje wstępnej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów finansowo-księgowych, opisuje faktury wpływające do delegatury
• gospodaruje powierzchnią lokalową delegatury oraz aktualizuje wykaz lokali zajmowanych przez poszczególnych użytkowników w celu rozliczenia faktur od dostawców usług i mediów na poszczególnych użytkowników
• realizuje procedury zakupu towarów i usług na potrzeby delegatury
• wydaje urzędom stanu cywilnego blankiety odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o stanie cywilnym, przekazuje gminom Medale za Długoletnie Pożycie Małżeńskie, dystrybuuje obwieszczenia Wojewody w sprawie kwalifikacji wojskowej
• prowadzi sprawy socjalne pracowników delegatury, ich rodzin, a także emerytów i rencistów w celu prawidłowego zabezpieczenia realizacji zadań z zakresu polityki socjalnej urzędu w stosunku do uprawnionych osób
• zastępuje Dyrektora Delegatury w czasie jego nieobecności lub nieobsadzenia stanowiska
• realizuje zadania w zakresie potwierdzania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej e-PUAP, przedłużania ważności profilu zaufanego, unieważniania profilu zaufanego
• przekazuje otrzymaną dokumentację niejawną na Stanowisko do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego

Wymagania:

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy związanej z zarządzaniem dokumentacją

• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość Kpa
• znajomość zasad BHP
• znajomość przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych
• komunikatywność
• samodzielność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• poświadczenie bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych
• ukończony kurs archiwalny

Forma kontaktu:

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o prywatności zamieszczoną na stronie Urzędu
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2024-06-28 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:
Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
Al. Niepodległości 16/18
61-713 Poznań
Punkt Informacyjny w holu Urzędu
(z podaniem w ofercie nr ref. 95/24)

ZACHĘCAMY DO SKORZYSTANIA Z MOŻLIWOŚCI APLIKOWANIA ONLINE DOSTĘPNEJ NA STRONIE: www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy

Dane osobowe - klauzula informacyjna: