Autor

Nie ma co do tego wątpliwości, że wiele firm odczuwa obecnie presję gospodarczą w stopniu niespotykanym od dziesięcioleci.

Stoją przed nimi wygórowane wyzwania budżetowe spowodowane teraźniejszą sytuacją ekonomiczną, a każdy przemysł odczuwa efekty rosnących i wahających się kosztów operacyjnych jak choćby za paliwo, usługi, materiały czy koszty związane z utrzymaniem pracowników.

W czasie, gdy koszty energii i jej konsumpcja rośnie, a inicjatywy na rzecz rozwoju stają się coraz popularniejsze, menadżerowie i zarządy firm coraz bardziej interesują się kwestią zarządzania energią. To zainteresowanie zaczęło przekładać się na ich udział w zarządzaniu budynkami i procesach decyzyjnych dotyczących zakupu energii. Wśród personelu finansowego i zarządców nieruchomości, można także zauważyć rosnącą potrzebę do wspólnej pracy, ponieważ każda z tych grup wnosi wartości potrzebne przez tą drugą, jeśli chodzi o decyzje dotyczące budynku i energii.

Dzisiaj, w dobie recesji, ostrożne oszacowanie zasobów to klucz do przeżycia, a nieprzerwany pościg za cięciem kosztów jest sprawą krytyczną. Prawdziwi liderzy powinni myśleć nad wprowadzeniem w życie strategii wydajności energetycznej wiążących się z zerowymi lub małymi kosztami. Zaowocuje to obniżeniem kosztów energii. Ocena ryzyka i odpowiednie zarządzanie nim w ramach pracy budynków pozwoli na zaplanowanie właściwej strategii serwisowej.

W tych wymagających czasach, firmy muszą zrobić co w ich mocy, aby zapewnić sobie stabilną pracę. Ale ważne jest także, aby mieć na uwadze, że często budynek i misja firmy są ze sobą połączone. Tym lepiej, jeśli, pomimo trudnej sytuacji gospodarczej istnieje strategia, którą można się posłużyć, aby nie tylko utrzymać, ale i usprawnić poziom pracy budynku w sposób, że będzie on wsparciem dla misji firmy.

Cięcie kosztów bez wpływu na najemców czy partnerów, odkładanie zbędnych wydatków i wydłużanie życia systemów budynku to strategie, które wpływają na podstawową działalność w tych trudnych czasach. Głównym celem jest przetrwanie, ale długofalowym celem powinno być utrzymanie wartości inwestycji poczynionych w budynku, albo i ulepszenie jego pracy, co, jeśli pozwolą na to warunki, doprowadzi do oszczędności.

Dokonaj Analizy Zagrożeń – Jak Utrzymać Wartość Aktywów Budynku w Trudnych Czasach

Firmy z ograniczonymi środkami, które muszą sprostać określonym warunkom, mają kilka możliwości działania, które mogą zaowocować znacznymi oszczędnościami w ramach budynku. Najpierw jednak niezbędne jest oszacowanie indywidualnego poziomu ryzyka.

Poniższe kroki pomogą firmom na podjęcie adekwatnych działań poprzez zdefiniowanie planów antykryzysowych dla budynków.

1. Zrozum Obecną Sytuację: - aby mieć pełną i jasną świadomość aktualnego stanu operacji, zarząd nieruchomości powinien przeprowadzić audyt krytycznych systemów budynku. Może on już być zawarty w ramach umowy podpisanej z serwisantem, producentem lub instalatorem urządzeń. Całościowy audyt systemów budynków dokonany przez profesjonalistów pokaże jak dobrze systemy pracują w danym momencie oraz pomogą zidentyfikować konkretne słabe strony, czy szanse na usprawnienie działania.

2. Oceń Ogólny Stopień Ryzyka – Informacje pozyskane dzięki audytowi, w połączeniu z indywidualną wiedzą użytkowników budynku i potrzebami najemców pozwoli ocenić stopień ryzyka, jakie niesie ze sobą niespodziewana awaria systemu. Pytanie, „co by było gdyby…” ukazuje w tym momencie stopień zagrożenia. Oto kilka przykładów:

• Co by się stało gdyby system klimatyzacji miał awarię w sierpniu, a spowodowana tym wysoka temperatura i wilgotność wpłynęłaby niekorzystnie na produkcję w danej fabryce?

• Co by było gdyby urządzenia klimatyzacyjne nie sprostały ogromnym potrzebom chłodzenia w nadmiernie rozbudowanym centrum danych, pełnym serwerów, przechowujących dane produkcyjne całej firmy, a które powinny stać w ciągle w stałej, określonej temperaturze?

• Co by było gdyby padł system wentylacji w czterdziestopiętrowym budynku biurowym, w którym przebywa 2500 ludzi?

To są rzeczywiste scenariusze, a ich waga jest jasna. Awaria systemu w którymkolwiek z tych przypadków nie wchodzi w grę.

3. Stwórz Hierarchię Ważności Stopni Ryzyka – Poznawszy ogólne zagrożenia i słabe strony systemu, a także potrzeby partnerów czy wspólników można określić, które elementy stwarzają największe zagrożenie i zdefiniować stopień ważności poszczególnych elementów. Oczywistym jest, że te części systemu, które mogą spowodować awarię całego systemu i przyczynić się do ponoszenia znacznych, nieplanowanych wydatków, muszą mieć najwyższy priorytet jeśli chodzi o podejmowanie odpowiednich działań.

Przykładowo, w szpitalu, na sali operacyjnej, dekalibracja kontrolera osuszania powietrza może spowodować rozwój bakterii. W tym przypadku dostrojenie i sprawdzenie urządzenia miałoby najwyższy priorytet biorąc pod uwagę cel, jakim jest zdrowie pacjentów i zmniejszenie ryzyka.

4. Dokonaj Analizy krytycznych wymagań systemu – Należy sprawdzić, z którymi zagrożeniami można poradzić sobie w ramach własnej organizacji i doświadczenia pracowników, a które, charakteryzujące się wysokim stopniem komplikacji technicznej, wymagają współpracy z podmiotem zewnętrznym.

Należy określić, które działania zmniejszą ryzyko awarii w strefach najbardziej zagrożonych budynku i skoncentrować działania właśnie w tym miejscu. Profesjonalny producent sprzętu  (OEM) może pomóc określić metody i wzory działania dla analizy i przeglądów najważniejszych systemów.

5. Zrozum Wymagania Partnerów – Znajdź czas na wysłuchanie wspólników i partnerów. Zwróć szczególną uwagę na to co dla nich jest najważniejsze, jakie są ich obawy. Najemcy w centrach handlowych chcą, aby klient mógł się rozkoszować chłodną, komfortową atmosferą, w której będzie chciał dłużej dokonywać zakupów. Najemcy przestrzeni biurowej oczekują komfortowego środowiska o wysokiej jakości powietrza (IAQ). Pozwala to pracodawcom na utrzymanie środowiska i atmosfery gwarantującej optymalną produktywność.

6. Znajdź Rozwiązania dla Swojej Sytuacji – Nadszedł czas, aby zadać sobie pytanie, co mogę zrobić, aby grzejnik nie zepsuł się w złą godzinę, albo aby system klimatyzacji nie przestał działać w szczytowym okresie zapotrzebowania? Wstępny audyt krytycznych systemów naświetli wszelkie możliwe zagrożenia, czy słabe punkty każdego systemu w budynku.

Ważnym jest nie tylko zdawać sobie sprawę z faktu jak wielkie ryzyko dana organizacja może tolerować, ale istotnym jest także poznać typy zagrożeń przed którymi może stanąć.

• Ryzyko Projektowe – określenie pojemności, przepełnienia, sekwencjonowania sterowania i podziału na strefy
• Ryzyko Gwarancyjne – brak zrozumienia warunków zakupionej gwarancji, jej zakresu i konsekwencji
• Ryzyko Budżetowe – koszty energii, nieprofesjonalności pracowników, alokacji środków, konsekwencje związane z bezpieczeństwem i środowiskiem oraz inne długoterminowe następstwa.

Zrozumienie tych kategorii pomoże właściwie skupić się na rozwiązaniach.

Upewnij się, że Twoja organizacja pracuje z profesjonalnym dostawcą usług, co pozwoli na oszacowanie sprawności systemu, utrzymanie wystarczającej ilości części zamiennych i przeprowadzenie rutynowych inspekcji. Pozwoli to z odpowiednim wyprzedzeniem zagwarantować budżet na wymianę lub stosowne naprawy, zanim skończy się to większymi problemami.

Jeśli Twoja organizacja ma ograniczone środki i musi wybierać między dokonaniem jednej lub kilku napraw, skup się na elementach, które w razie uszkodzenia mogą spowodować największe skutki uboczne i określ jaki poziom i typ planów serwisowych jest najbardziej adekwatny dla potrzeb firmy.

Cztery Podejścia do Konserwacji i Przeglądów Serwisowych, które Wpływają na Koszty Operacyjne

Jeśli chodzi o podejście do spraw konserwacji, oprócz działań reakcyjnych, które są odpowiedzią na już zaistniały problem, wyróżniamy działania prewencyjne, przewidujące oraz ukierunkowane na niezawodność.

W przypadku podejścia reakcyjnego nie wydaje się środków na utrzymanie urządzeń w najwyższym stopniu sprawności, aż do czasu, gdy ulegną awarii. Może się wydawać, że jest to najbardziej oszczędne podejście. W rzeczywistości wiąże się z największymi kosztami. Jeśli doda się większe wydatki spowodowane nieplanowaną awarią, większe koszty pracy (zwłaszcza gdy potrzebne są nadgodziny), koszty naprawy lub wymiany urządzenia i możliwość niekorzystnego wpływu danej awarii na pracę innych urządzeń, wydatki są znacznie większe.

Koszty związane z operowaniem w trybie reakcyjnym szacowane są na około 18$ na jednostkę mocy rocznie. Korzystając z tej samej metody, konserwacja prewencyjna kosztuje około 13$/ na jednostkę mocy rocznie, serwisowanie przewidujące to koszt około 9$ na jednostkę mocy rocznie, a koszty konserwacji ukierunkowanej na niezawodność wynoszą około 6$ na jednostkę mocy rocznie. Potencjalne oszczędności wynikające z tego ostatniego programu szacuje się na 28%-66% w skali roku.

Koszty Własności i Szacowanie Wartości Umowy Serwisowej

Możemy wyróżnić cztery główne elementy kosztów związanych z systemem klimatyzacji i wentylacji (HVAC) w budynku w czasie jego żywotności.

• Koszty Kapitałowe zapobiegają przedwczesnej wymianie komponentów.
• Koszty Energii określają energię jako towar, jej moc wyjściową i wydajność.
• Koszty Naprawy/Awarii redukują ryzyko awarii poprzez zapobiegawcze interwencje serwisowe
• Koszt Serwisu obejmuje konserwację prewencyjną, testowanie, monitoring oraz części

Koszty serwisu mogą być zrównoważone przez unikanie pierwszych trzech elementów – kosztów kapitałowych, energii oraz naprawy/awarii. Można wtedy określić korzyści płynące z umów serwisowych i prostych kosztów operacyjnych poszczególnych części budynku.

Całkowity koszt “życia” sprzętu może być skalkulowany poprzez sprawdzenie, czy będzie wymagał przedwczesnej wymiany, będzie pracował tak długo jak określono w specyfikacji, czy też jeszcze dłużej. Oszacowanie prostych kosztów całkowitych pomaga w podejmowaniu decyzji.

Zagrożenia Wynikające z Zaniedbania Działań Serwisowych

Gdy Twoja firma zastanawia się nad strategią zarządzania aktywami budynku w ciężkich finansowo czasach, niezwykle istotnym jest, aby zdać sobie sprawę, jakie konsekwencje wiążą się z zaniechaniem działań serwisowych na systemach budynku, oraz rozważyć argumenty, dlaczego nie powinno się w ogóle tego brać pod uwagę.

Odkładanie konserwacji w budynku:

• Zwiększa ryzyko nieplanowanych awarii i wiąże się z wysokimi wydatkami naprawczymi
• Zwiększa ryzyko spadku jakości środowiska i poziomu komfortu wśród najemców i klientów, gdy systemy budynku przestaną działać poprawnie. W przypadku komercyjnych nieruchomości, gdy niezadowoleni najemcy się wyprowadzą, potrzeba około 18 miesięcy, aby znaleźć nowych. Oznacza to stratę znacznych pieniędzy z czynszu. W przypadku szpitali i ośrodków zdrowia, utrzymanie optymalnych warunków i wysokiej jakości powietrza jest wręcz niezbędne.
• Zwiększa ryzyko zapanowania niebezpiecznych i niezdrowych warunków środowiskowych w budynku. Zagwarantowanie wysokiej jakości powietrza pozwala uniknąć wielu chorób wśród pracowników, ich zwolnień lekarskich i potencjalnej odpowiedzialności pracodawcy. Przyczynia się też do zwiększenia ich produktywności o 15 procent.
• Zmniejsza wydajność systemów budynku, co z kolei niesie ze sobą wyższe zużycie energii i większe koszty. Ponieważ koszt energii jest największym pojedynczym kosztem operacyjnym w większości nieprzemysłowych budynków i może sięgać nawet 65 procent wartości całkowitych kosztów operacyjnych, każda oszczędność osiągnięta dzięki wydajności energetycznej może mieć znaczną wartość.
• Zmniejsza żywotność sprzętu, co sprawia, że w długoterminowym okresie utrudnia uzyskanie pełnego zwrotu wstępnych inwestycji.

Oczywistym jest, że negowanie i odraczanie działań serwisowych i konserwacyjnych nie jest polecane, ale czasy takie jak obecnie wymagają podjęcia odpowiednich środków, które zapewnią przetrwanie aktywów budynku w krótkim okresie, aby mogły zachować swoją wartość w długim.

Podsumowanie

Obecny stan gospodarki może nie nastrajać optymistycznie, ale nie powinien powstrzymać nikogo od odpowiedniego zarządzania i podejmowania właściwych działań związanych z jakimikolwiek zagrożeniami dla interesów czy aktywów.

Dostępne środki są ograniczone, ale istnieje wiele opcji, które pozwalają na sprostanie zapotrzebowaniom stawianym przez budynek, a także na inwestycje w wydajność, aby ostatecznie zwiększyć wartość całego budynku.

UZUPEŁNIENIE

Antykryzysowe zabezpieczanie budynków

Ostrożne zarządzanie aktywami jest kluczem do przetrwania. Można ciąć koszty rezygnując z wszystkich mniej niezbędnych wydatków, ale aby czynić to w sposób, który pozwoli na utrzymanie wartości budynku i uniknięcie niszczących dla budżetu firmy niezaplanowanych kosztów napraw, należy:

• zrozumieć i usystematyzować pod względem ważności strefy związane z ryzykiem dla budynku i biznesu, uwzględniając potrzeby partnerów I wspólników
• wybrać takie podejście do konserwacji i serwisu, które minimalizuje ryzyko, gwarantując jednocześnie wzrost niezawodności i wydajności energetycznej całego budynku.
• oszacować koszta utrzymania i zrównoważyć wartość umów serwisowych

Fachowe podejście do kwestii konserwacji zapewni, że aktywa budynku przetrwają w okresie krótkoterminowym, utrzymają swoją wartość w długim terminie i zwiększą satysfakcję oraz produktywność najemców w okresie żywotności budynku.

UZUPEŁNIENIE

Rozważ Kontrolowanie Kosztów Poprzez Współdzielenie się Ryzykiem

Możliwe jest kontrolowanie swoich wydatków serwisowych i kosztów naprawy poprzez współdzielenie się ryzykiem z dostawcą/dostawcami usług dla systemów Twojego budynku.

Rozumiejąc potrzebę pomocy klientom lepiej zapanować nad ich kosztami operacyjnymi, niektórzy dostawcy systemów HVAC stworzyli specjalne programy oferujące umowę łączącą usługi serwisowe i współdzielenie ryzyka, które mają na celu uniknięcie awarii sprzętu i zmniejszenie kosztów nią związanych, gdyby nastąpiła.

Podobnie jak typowy model działalności ubezpieczeniowej, dostawca usług serwisowych dzieli się ryzykiem poprzez zdefiniowane w kontrakcie współfinansowanie. Klient pokrywa koszty wstępnej analizy wypadku i szybkiej naprawy, podczas, gdy dostawca systemów danego budynku przejmuje odpowiedzialność za większe naprawy i poważniejsze usterki. Jest to dobre wyjście dla klientów, którzy muszą oszczędzać pieniądze, mając jednocześnie pewność, że jego pracownicy potrafią zdiagnozować problemy i przeprowadzić małe naprawy, wtedy gdy to potrzebne.

W przypadku systemów HVAC, koszty napraw i awarii mogą być znaczne. Z tego względu pomysł na zarządzanie kosztami w ten właśnie sposób staje się coraz bardziej popularny we wszystkich aspektach zarządzania aktywami – od środowiskowych wymogów bezpieczeństwa poprzez dostawy energii po poważne awarie części systemów,

UZUPEŁNIENIE

Gdy Spotka Cię Nieoczekiwany Dopływ Gotówki, czyli Rozsądne Finansowe Zarządzanie Budżetem Budynku w Czasach Kryzysu Gospodarczego

Gdy podejmujesz decyzje jak wydać swój budżet operacyjny na następny rok, istotne jest, aby spojrzeć w przyszłość i jeszcze raz zastanowić się, zanim podejmie się decyzję o przekazaniu pieniędzy do ogólnego budżetu.

Lepiej można wyjść inwestując w wydajne energetycznie rozwiązania dla swoich systemów, które pozwolą całej firmie/budynkowi zaoszczędzić na kosztach energii i sprostać przyszłym wymogom budżetowym nawet w ciężkich czasach.

Dla przykładu, wiele firm zostało zaskoczonych w czwartym kwartale 2008 roku, gdy ceny paliw nagle spadły, pozostawiając im w budżetach energetycznych wolne środki. Stare porzekadło odnoszące się do budżetów wydaje się cały czas sprawdzać w przypadku wielu firm – jeśli tego nie wydasz, stracisz to w przyszłorocznym budżecie.

Nie polecamy niemądrych, czy bezowocnych wydatków tylko dla samego utrzymania wysokości przyszłych budżetów, ale na pewno jest godne propagowania i leży w gestii właściciela budynku lub managera inwestowanie w zwiększenie wydajności energetycznej budynku i wzrost jego wartości.

Nieoczekiwane fundusze płynące z energii, które zaoszczędzisz i ponownie zainwestujesz w swoje systemy mogą przynieść jeszcze większe oszczędności dla całej firmy w nadchodzących latach