Wyobraźmy sobie firmę, która kilka ostatnich miesięcy poświęciła na wdrożenie nowego oprogramowania ERP, jego poznanie i dostosowanie do własnych wymagań. Wreszcie nadchodzi długo wyczekiwany dzień rozpoczęcia jego użytkowania. Firma jest przecież gotowa - ale czy na pewno?

„Wielu nowych klientów Grupy abas zdecydowało się na wymianę dotychczasowego systemu ERP, ponieważ nie był on w stanie zaspokoić ich kluczowych potrzeb. Często korzystali z odizolowanych od siebie programów, które nie komunikowały się ze sobą nawzajem, lub byli zmuszeni do szukania istotnych informacji biznesowych w zewnętrznych raportach lub tabelach,” mówi Adrian Jonczyk, Sales Executive w abas Business Solutions Poland.

Przejście na w pełni zintegrowany system, taki jak abas ERP, może oznaczać wielką zmianę. W takim rozwiązaniu informacje są dostępne w czasie rzeczywistym natychmiast po zakończeniu wdrożenia. W celu sprawdzenia obrotów, stanów zapasów, finansów itp. pracownicy nie muszą już tworzyć raportów w trybie offline. Nowy system ERP udostępnia również znacznie więcej funkcji niż poprzednie oprogramowanie, więc nie zawsze wiadomo, w jaki sposób optymalnie je wykorzystać. Od czego zatem zacząć?

Trening czyni mistrza

Nauczenie się i opanowanie właściwych technik, dostrzeżenie błędów, opracowywanie rozwiązań i nieustanne ćwiczenie - wszystko to wymaga cierpliwości. Firma chce przecież zintegrować swój system ERP ze wszystkimi obszarami, aby działać szybciej i sprawniej. Jednak podobnie jak nikt z dnia na dzień nie staje się sportowcem światowej klasy, tak też optymalizacja procesów biznesowych wymaga czasu i staranności. Długoterminowy sukces nie przychodzi sam z siebie.

Grupa abas oferuje praktyczne szkolenia prowadzone przez ekspertów branżowych, które pozwalają klientom szybko zdobyć wiedzę i umiejętności specjalistyczne. Podczas szkoleń swoje kompetencje mogą zwiększyć zarówno początkujący, jak i zaawansowani użytkownicy. Na szkoleniach w naszych placówkach można zadawać pytania, ćwiczyć metody i uczyć się od innych użytkowników naszego systemu ERP, a przez to znaleźć właściwą drogę do osiągnięcia własnych celów.

Pełne zaangażowanie w poznanie oprogramowania

Poświęcenie odpowiedniej ilości czasu na szkolenie użytkowników ma kluczowe znaczenie dla udanego uruchomienia i użytkowania systemu ERP, który ma przecież przynosić korzyści każdego dnia.

W trakcie wdrożenia zespoły projektowe z firmy abas i przedsiębiorstwa klienta często całymi dniami pracują ‘za zamkniętymi drzwiami’. W pewnym momencie, po przetestowaniu wszystkich kastomizacji i bezproblemowym przeprowadzeniu stosownych symulacji, następuje uruchomienie systemu. Pozostaje tylko pytanie, czy sami użytkownicy są gotowi do korzystania z niego tak, jak to zaplanowały zespoły wdrożeniowe. Zdarza się, że użytkownicy końcowi nie przeznaczają wystarczająco dużo czasu na nauczenie się obsługi oprogramowania. Szkolenia organizuje się jedynie w przerwach między codziennymi zadaniami. W efekcie przesuwa się termin oddania systemu do użytkowania, a pracownicy od samego początku nie potrafią „zaprzyjaźnić się” z oprogramowaniem.

Odniesienie sukcesu w długiej perspektywie implikuje pełne zaangażowanie personelu w naukę korzystania z systemu ERP. Oznacza to w szczególności konieczność zaplanowania czasu na systematyczne rozmowy i komunikację z pracownikami i zespołem projektowym z firmy abas oraz zorganizowanie szkoleń dla użytkowników, których potrzebują do pracy z oprogramowaniem. Pierwszym sukcesem jest przyzwyczajenie użytkowników do wyglądu rozwiązania i nauczenie ich poruszania się po nowym systemie. Wtedy mogą zacząć poznawać jego niuanse, co wymaga ćwiczeń, prób i czasu.

Istnieje ryzyko, że jeśli użytkownicy nie będą czuć się dobrze po przejściu na nowe narzędzia nawigacyjne i nowe metody, łatwo będą popełniać błędy, a praca stanie się dla nich bardziej stresująca. Dlatego na naukę obsługi należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu, aby zadbać o wydajne korzystanie z oprogramowania i płynność procesów biznesowych.

Warto również dodać, że przygotowanie standardowych instrukcji roboczych (procedur operacyjnych) lub odpowiednich zaleceń dla określonych zadań oraz dostosowanie ich do swoich potrzeb, zapewni kontrolę nad nowymi procesami od samego początku. Pomoże to także użytkownikom zorientować się w systemie na etapie wdrożenia i pozwoli na zgłaszanie propozycji udoskonaleń lub napotkanych trudności.

Oprócz standardowych procedur operacyjnych we wprowadzaniu wydajnych procesów bardzo przydatne mogą być również przepływy pracy. Umożliwiają one menedżerom monitorowanie kroków wykonywanych przez pracowników i udostępniają im narzędzie do analizy wydajności, a tym samym oceniania i optymalizacji procesów.

Niezależnie od tego, jakie cele przyświecają klientowi wdrażającemu system abas ERP, należy pamiętać, że ćwiczenie czyni mistrza, a o sukcesie w dużej mierze decyduje zaangażowanie kierownictwa oraz pracowników. Osiągnięcie mistrzostwa w korzystaniu z najbardziej użytecznych funkcji zapewni realizację ambitnych celów biznesowych klienta.